ToDo-Box, Teil 2

"Wie soll eine ToDo-Box gegen Stress helfen? Wird die Arbeit dadurch weniger?", fragen sich manche jetzt vielleicht.

Nein, die Arbeit wird dadurch nicht weniger. Aber man hat einen Überblick, wieviel man tatsächlich zu tun hat.

Leute, die über Stress klagen, haben oft das Gefühl, sie arbeiten und arbeiten und es wird nicht weniger. Immer ist noch etwas zu erledigen, nie ist man ganz fertig -- und dann kommt schon die nächste Aufgabe.

Es stimmt -- es gibt immer etwas zu tun. Wirklich alles alles erledigt zu haben ist ein Gefühl, das man zum letzten Mal in den Sommerferien nach dem letzten Schuljahr erlebt. Spätestens dann ist es damit vorbei. (Es sei denn, man gehört zu den Musterstudenten, die wirklich jede Prüfung sofort ablegen. Dann kann man das Gefühl eventuell noch ein paar Sommerferien länger erleben.)

Als bildlichen Vergleich kann man sich Arbeit als sehr langes Laufband vorstellen, sagen wir, 5 km lang. Von vorne kommt immer neue Arbeit dazu, und irgendwann bevor sie die deadline am hinteren Ende erreicht, sollte man sie erledigt haben. Manchmal läuft das Band schneller, manchmal langsamer. Ebenso läuft man selbst manchmal schneller, kann vielleicht sogar ein gutes Stück nach vorne gelangen, und dann wieder ist man langsamer unterwegs und fällt zurück. Oder man macht einfach einmal eine Pause und lässt sich einen Tag lang nur zurückfallen, um einmal wieder in Ruhe durchzuatmen.

Das Schöne an einer ToDo-Box ist, dass sie einem sagt, wo auf dem Laufband man sich ungefähr befindet. Ist man gerade weit vorne und kann es sich leisten, einmal einen faulen Tag einzuschieben? Ist man gut unterwegs, sollte jetzt aber so weitermachen, weil man sonst zu weit zurückfallen würde? Ist man gar am hinteren Ende und kämpft nur noch Schritt für Schritt darum, alle deadlines einzuhalten?

Zusammen mit einer guten Zeitplanung kann man außerdem vorausschauend handeln. Wenn man weiß, dass jetzt wenig los ist, in zwei Wochen aber ein ordentlicher Brocken auf einen zukommt, der schnell erledigt werden muss und wenig Zeit für andere Arbeiten lassen wird, dann wird man sich vielleicht schon vorher ein wenig ins Zeug legen um etwas Vorsprung zu gewinnen und später nicht in Zeitnot zu geraten.

Stress hat zwei Gründe, einen realen und einen psychischen. Der psychische Grund ist der, dass man, wenn man nicht weiß wo man steht, einfach nur läuft und läuft und keinen Erfolg sieht. Ebensowenig weiß man, ob man es sich gerade leisten kann auszuspannen, und tut es im Zweifelsfall eher nicht. Wogegen man, wenn man sich sicher ist, gut in der Zeit zu liegen, auch ohne schlechtes Gewissen einmal ein Wochenende lang faulenzen kann.

Der reale ist schlechte Zeitplanung, die dazu führt, dass einen arbeitsintensive Zeiten unvorbereitet treffen und man sich plötzlich zwei Zentimeter vor der Deadline wiederfindet. Dann schuftet man sich eine Zeit lang zu Tode um alles einzuhalten oder muss überhaupt ein paar Termine verschieben, und danach ist man erst einmal so fix und fertig, dass man auch nicht mehr wirklich in der Verfassung ist, wieder aufzuholen und Raum zu gewinnen.

Natürlich kann es auch bei der besten Zeitplanung passieren, dass so viel zusammenkommt, dass man nicht mit allem fertig werden kann. Wenn fünf Professoren gleichzeitig auf die Idee kommen, bis zur nächsten Woche ein ausführliches Projekt und mehrere Seiten Hausübung zu verlangen -- Chefs neigen zu analogen Forderungen --, dann wird einem das mit oder ohne guter Zeitplanung nicht gelingen. Aber mit einer guten Zeitplanung bleibt einem das gute Gefühl zu wissen, dass man sein Möglichstes getan hat und die Sache einfach nicht schaffbar war. Und mit diesem guten Gewissen ist man dann vielleicht auch eher bereit, statt ohne Erfolg bis zum Zusammenbruch zu arbeiten, lieber bewusst die eine oder andere Aufgabe liegen zu lassen oder zu delegieren und sich stattdessen auf die restlichen zu konzentrieren.

Also, ich wiederhole es: Ich kann ToDo-Boxen nur empfehlen.

(Original gepostet in meinem privaten blog am 15.10.2008)
lG Birgit