Nachdem ich glaube, dass mehr Leute als ich von dem System profitieren könnten, möchte ich mein heiß und innig geliebtes Böxchen ausführlich beschreiben.
Meine ToDo-Box ist eine kleine, rote Karteibox für Karteikärtchen im (DIN)A8-Format. Ich persönlich würde das noch kleinere A9-Format vorziehen, dafür werden aber keine Karteiboxen mehr produziert. Falls ich doch einmal eine finden sollte, steige ich um.
Auf jedem Kärtchen steht eine zu erledigende Aufgabe, ein ToDo also. Soweit ist das Ganze von einer herkömmlichen ToDo-Liste noch nicht unterscheidbar. Aber: Man kann sie umsortieren. Man kann sie in Kategorien einteilen, aktuelle nach vorne holen, erledigte ganz entfernen. Mit ToDo-Listen und -Heftchen hatte ich immer das Problem, dass dann viele Sachen erledigt und durchgestrichen waren und die wenigen noch offenen dazwischen über mehrere Seiten verteilt. Insgesamt ist es schwer, sich damit einen Überblick zu verschaffen. Vor allem, wenn langsam immer mehr Aufgaben dazukommen, die nicht sofort erledigt werden können oder müssen. Das geht zu Schulzeiten noch, wo jede Aufgabe spätestens nach zwei Wochen fällig ist, aber in der Uni, wo ein Projekt auch einmal ein halbes Jahr oder Jahr dauern kann, wird das System unübersichtlich.
Mein ToDo-Böxchen hat einen ganzen Haufen Kategorien und in den letzten Wochen noch ein paar zusätzliche verpasst bekommen. Je weiter vorne eine Kategorie ist, desto schneller sollten Aufgaben daraus der Theorie nach auch wieder verschwinden (sprich: erledigt werden). Auch innerhalb jeder Kategorie sind die dringenderen Aufgaben tendentiell weiter vorne eingeordnet als die unwichtigen.
Meine aktuellen Kategorien, von vorne nach hinten, sind:
- "HEUTE" -- Eindeutig. Wird in der Früh zusammengestellt und, falls es tatsächlich im Laufe des Tages leer werden sollte, bei Bedarf wieder aufgefüllt. Für den Fall, dass man schon am Vorabend vorplanen möchte, hat die Trennkarte auf der Rückseite die Aufschrift "morgen".
- "Heute ABEND" -- Wird ebenfalls tagsüber zusammengestellt für Dinge, die man am Abend zu Hause erledigen möchte. Wird vielleicht nach Rückkehr aus BiH wieder entfernt werden oder entsprechend ersetzt.
- "Anrufe" -- Enthält Aufgaben, für die ich als nächsten Schritt irgendwo anrufen muss. Meistens erledige ich solche Telefonrunden dann gleich in einem Pack.
- "e-mails" -- Ähnlich wie Anrufe, nur eben für Dinge, die als nächstes erfordern, irgendwem zu schreiben. Auch e-mails werden normalerweise packweise abgefertigt. Dann hat man das mail-Programm schon offen und kann gleich alles auf einmal erledigen.
- "Frag Google." -- Für die zahlreichen Sachen, die auf eine mehr oder weniger ausführliche Internetrecherche warten. Computerangebote vergleichen. Wetter fürs Wochenende herausfinden. Et cetera.
- "Kurz" -- Für kurze Aufgaben für Uni und Beruf, die wenige Minuten bis maximal eine halbe Stunde lang dauern.
- "Kurz (privat)" -- Dito für Privates.
- "Lang" -- Für längere Aufgaben, die ein oder zwei Stunden bis maximal ein paar Tage Arbeit erfordern.
- "Lang (privat)" -- Dito für Privates.
- "Epic" -- Für Episches, also Dinge, die durchaus mehrere Monate oder sogar ein paar Jahre dauern könnte. (Die "[LV-Titel] Prüfung"-Kärtchen treiben sich hier zum Beispiel herum.)
- "Epic (privat)" -- Dito für Privates.
- "Laufende LVs" -- Für im Moment besuchte Lehrveranstaltungen, bei denen man gelegentlich überprüfen sollte, ob es Neuigkeiten gibt.
- "Regelmäßiges" -- Arbeiten, die regelmäßig zu erledigen sind, für den Moment aber keine Arbeit erfordern und nur ab und an überprüft werden sollten, ob sie wieder aktuell geworden sind. Dazupassend:
- "Regelmäßiges & Aktuell" -- Dinge aus der vorigen Kategorie, die gerade Arbeit erfordern und danach wieder in die vorige Kategorie zurückeingeordnet werden können.
- "Abwarten & Tee trinken" -- Arbeiten, die quasi schon erledigt sind bzw. wo für den Moment nichts mehr zu tun ist, aber wo bei Gelegenheit noch einmal überprüft werden sollte, ob eine passende Reaktion gekommen ist. In dieser Kategorie sind zB abgegebene Berichte oder ausgeschickte Anfragen zu finden, für die ich noch keine Bestätigung oder Antwort bekommen habe.
- "upon return" -- Die leider im Moment am stärksten wachsende Kategorie der Dinge, an denen ich im Moment nichts ändern kann, sondern erst nach meiner Rückkehr nach Graz.
- "Leer" -- Das Lager für leere Karteikarten.
- "DONE" -- Der schöne Lagerplatz für erledigte, fertige, geschaffte, abgearbeitete Aufgaben. Direkt daneben noch
- "DONE & recycling" -- Für Aufgaben, die auch erledigt sind, aber so oft wiederkehren, dass ich die Kärtchen weiterverwende statt jedes Mal neue zu beschriften.
Zusätzlich hat jede Karte noch eine oder mehrere der folgenden Markierungen am rechten oberen Rand:
- H -- Muss zu Hause erledigt werden.
- L -- Benötigt Laptop (oder Heimcomputer).
- I -- Benötigt Internet.
- U -- Benötigt Unterlagen.
- S -- Benötigt Sonstiges.
- + -- Ist abhängig von Öffnungszeiten, Verfügbarkeiten, ... Kurz: Anderen Personen.
Jede dieser Bezeichnungen kann noch unterstrichen sein, wenn sie nur bedingt zutrifft -- für ein langes e-mail brauche ich zum Beispiel unbedingt den Laptop (oder Heimcomputer) zum Zusammenstellen, aber nur bedingt das Internet am Ende zum Abschicken. Fehlendes Internet ist also kein guter Vorwand, um nicht zumindest anzufangen. Für eine Internetrecherche dagegen brauche ich das Internet unbedingt.
Jede Bezeichnung kann weiters mit einem + versehen sein, falls sie zusätzliche Voraussetzungen braucht -- beispielsweise U+ für spezielle Unterlagen, die ich normalerweise nicht mit mir herumschleppe, oder L+, wenn auf dem Laptop dafür ein spezielles Programm installiert sein muss, das ich üblicherweise nicht habe.
Hiermit empfehle ich jedem, der das Wort "Stress" in seinem aktiven Wortschatz hat, sich so ein System zuzulegen, am besten mit dem eigenen Bedarf angepassten Kategorien. Es zahlt sich aus.
(Original gepostet in meinem privaten blog am 14.10.2008)
lG Birgit
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